La selecció de personal és una feina complexa i costosa per les empreses i els aspirants a un determinat lloc de feina, en temps i recursos. Comença tradicionalment amb una tria entre centenars de currículums, fotografies de candidats, perfils acadèmics i professionals. En molts dels casos, a més a més, ni l'empresa ni el candidat seleccionat acaben massa satisfets. Ni l'empleat ni el lloc de feina compleixen amb les expectatives. Una aliança entre la Universitat Rovira i Virgili (URV) i l'empresa Easy2bwise ha permès crear una plataforma digital per automatitzar aquesta primera fase de selecció de personal per aconseguir triar el millor candidat per cada lloc de feina amb més rapidesa i menys despeses.
La plataforma (Myprofilejobs) està pensada sobretot per feines de baixa i mitja complexitat, en sectors com l'hostaleria, la restauració, el transport, el comerç, l'àmbit assistencial o l'agricultura, per resoldre aquesta primera fase de selecció de personal. Quan una empresa fa la primera crida per aconseguir cobrir una vacant acostuma a rebre centenars de currículums de persones que no coneix ni en té cap referència.
L'àrea de recursos humans es veu obligada a destinar temps i esforços per fer el primer triatge, a través d'un anàlisi feixuc dels currículums que desemboca sovint en la necessitat de fer desenes d'entrevistes personals amb els candidats.
Just en aquesta fase és quan entra en acció la nova eina, ideada pel doctor Jordi Tous, del departament de Psicologia de la URV. La base teòrica i el coneixement pràctica acumulat durant anys s'ha aliat amb les noves tecnologies per accelerar el procés. La psicologia del treball i els algoritmes sumen per trobar els millors candidats per un lloc de feina.
L'equip de la URV ha treballat perfils bàsics en sectors concrets en la restauració, l'hostaleria, el càtering i la indústria, agricultura, assistencial i sanitari (peonatge, tècnics i supervisió). No cal que l'empresa pugi el perfil concret. El primer filtre es fa en base a feines estàndard que ja han treballat prèviament els investigadors.
Les empreses malgasten sovint temps i esforços per fer el primer triatge, a través d'un anàlisi feixuc dels currículums que desemboca sovint en la necessitat de fer desenes d'entrevistes personals amb els candidats
No ha sorgit del no res. Fa anys que repensen i analitzen els sistemes per reclutar candidats que són "costosos, feixucs i no necessàriament efectius", explica el doctor Tous, a punt de complir vint-i-cinc anys dirigint el Màster i Postgrau en Direcció de Recursos Humans (URV) a la Fundació URV.
L'aliança amb l'empresa permet sumar al projecte la part de tecnologia, amb el disseny de l'algoritme que permet automatitzar tot el procés. L'empresa marca els perfils que necessita i el número de treballadors que necessita. Si la plataforma detecta que té candidats els posa a l'abast de l'empresa. S'acaben els processos d'espera, de mirar llistes de candidats, s'automatitza tot el procés i ja es queda només a l'espera de poder fer una entrevista o directament la contractació.
"En el moment que el candidat filtrat per la plataforma va a l'entrevista, tenim un percentatge molt alt, de prop d'un 90%, que aquella persona sigui contractada", assegura Antoni Sambró, enginyer informàtic, director de l'empresa Easy2bwise, expert en optimització de processos de gestió de personal.
Després de la primera fase de selecció de personal, automatitzada, l'empresa ja engega una segona fase, però amb molts menys candidats. Els impulsors de la nova eina asseguren que es pot arribar estalviar un 60% de les despeses de selecció de personal.
La nova plataforma permet a les empreses estalviar temps i optimitzar l'àrea de recursos humans
Els seus impulsors han analitzat què han fet tradicionalment les empreses. "Es basen en el currículum, on hi poses una bona foto i després et criden per fer una entrevista, sobretot en llocs de treball de no massa complexitat", explica el doctor Tous.
El candidat només s'ha de donar d'alta, sense abocar dades personals. "No és un magatzem de currículums", destaca el doctor Tous. Es detallen aspectes pràctics com l'expectativa de salari o la distància geogràfica, els quilòmetres que el candidat està disposat a recorre fins al lloc de feina des de la seva residència. A partir d'això, se li obren diferents perfils que el candidat tria. Perfils que encaixen per exemple en un cuiner, un cambrer o una persona de l'àmbit assistencial.
Quan hi ha una vacant, arriben ofertes de feina al candidat donat d'alta. En només un mes i mig, més de 300 candidats ja s'han donat d'alta a la nova plataforma. De moment a Tarragona i rodalies, sobretot, abans que hagi començat a fer-se la promoció.
En molts casos són primeres feines perquè la majoria de candidats són joves. Els candidats no han d'anar tombs per les borses de treball. Tot es simplifica.
"Si no funciona la targeta del client, què fas?"
"S'arriba a conèixer no només si aquella persona és capaç de fer-ho, sinó si aquella persona és capaç de fer-ho bé i seguirà motivada per seguir fent-ho bé", destaca el doctor Jordi Tous (URV). En un sector com el de l'hostaleria o el comerç, per exemple, hi ha petits detalls que són transcendents per la qualitat del servei. També han estudiat l'atenció pública en botigues i supermercats, sectors amb molta rotació de personal. També s'ha investigat l'àmbit agrari, l'assistencial sanitari en perfils bàsics, el transport o la logística.
S'analitzen les "situacions clau" que diferencien el treballador que sap resoldre bé i amb qualitat i el que ho fa malament. En una situació pràctica, per exemple, un empleat d'una botiga de roba està cobrant a un client i a l'hora de pagar no li funciona la targeta. "Què haig de fer?", planteja la plataforma. Hi ha cua i nervis. "Busco un supervisor, o li dic que no pot pagar i atenc un altre client, perdent la venda; o li demano si us plau que s'esperi per tornar-ho a provar una mica més tard". Com aquests, en cada lloc de treball es valoren mitja dotzena d'incidents crítics per fer la tria dels millors aspirants.
La recerca feta per la URV durant anys es converteix en una eina pràctica a l'abast d'empreses, públiques i privades, i dels aspirants a un lloc de feina
També es fan preguntes per conèixer la personalitat de cada candidat. Es treballa la seva capacitat d'encaixar en un determinat equip i adaptar-se bé. "En un 80% s'està garantint que s'estan mesurant bé les aptituds dels candidats", insisteix Tous.
"Algunes de les proves fetes per les empreses són entrevistes totalment subjectives, basades en si m'agrada i em cau bé, i estan fetes per persones que no tenen formació, tot i que tenen experiència. Això distorsiona, els candidats se senten enganyats, hi ha gent molt frustrada, sobretot joves cansats d'anar a repartir currículums i acaben pensant que les entrevistes són una loteria", explica Tous.
El futur de la nova plataforma passa per ampliar perfils cap a altres sectors, com l'educació. També s'està desenvolupant la recerca per pujar a categories professionals més elevades, amb formació acadèmica específica, també cap a l'àmbit universitari. Ha suposat una feina de camp prèvia, a les empreses, per identificar els perfils i les tasques, per preguntar a la persona que ho resolt com ho resolt. Ara també s'està automatitzant a través d'una plataforma paral·lela que alimenta la plataforma principal amb dades i informació sobre els incidents crítics.
Un altre projecte de futur passa per a que la plataforma es pugui fer servir per les companyies per a la promoció interna dels treballadors. Davant per exemple de jubilacions i canvis dins l'estructura d'una empresa. Molts cops es va a buscar fora quan hi ha treballadors competents a casa, però no se sap perquè falten dades. També es vol aprofitar el coneixement dels treballadors veterans que es perd quan es retiren.
La plataforma es va alimentant de dades pròìes. A través del big data, veu quins són els perfils que s'ajusten més, què és el més important en determinats llocs de treball. Aprèn. "M'agradaria poder veure desaparèixer el currículum com element clau per saber si un candidat passa el procés bàsic de selecció", diu Tous.