Anem per feina i revisem el nostre programari financer. D'acord, és un bon programari, però de seguida comprovem que genera molts informes estàtics que no em permeten interactuar ni navegar per les dades, o que té limitacions per a filtrar per dates. Hem d'entrar a moltes pantalles per disposar de la informació que necessitem. Tenim programes Excel paral·lels per controlar millor la tresoreria, per fer unes anàlisis addicionals i per presentar-lo fàcilment a la resta de persones... Us identifiqueu amb alguna d'aquestes situacions en el vostre dia a dia?
Les eines d'Intel·ligència de Negoci (Business Intelligence) ens proporcionen un instrument que millora notablement la situació anterior. Els informes del programari es transformen automàticament en informació resumida que ens permeten en pocs segons viatjar per les dades des dels indicadors, passar per les partides del balanç, i anar fins al detall de l'apunt comptable. Ens permet comparar períodes de temps, saldos i pressupost, en una sola pantalla amb tres clics del ratolí. A més a més, facilita la transmissió de la informació a les persones interessades, el càlcul d'indicadors financers és automàtic, evitem l'enviament de fitxers (Excel, PDF, etc.) per correu electrònic amb informació sensible, i podem consultar la informació via web.
Els sistemes econòmic-financers basats principalment en les normes de registre i valoració del Pla General de Comptabilitat, generen informes que en moltes ocasions poden ser insuficients. La persona responsable de finances es veu abocada a satisfer demandes d'informació per a la direcció i altres àrees, amb un clam insistent amb el qual molts de vosaltres us veureu reflectits, "dedico molt de temps preparant fulls de càlcul de seguiment de pressupost, tresoreria i balanços addicionals... no dono l'abast!".
Cal afegir que l'operativa comptable diària, encara que acostuma a estar força automatitzada, pot tenir punts de millora. Un petit exemple: és una tasca fàcil elaborar un informe de tresoreria amb disponible, pool bancari i altres aspectes, si disposem de diverses entitats financeres que cal consultar diàriament?
Posem com sempre la tecnologia al nostre servei. Ara ja disposem de les eines d'Intel·ligència de Negoci, coneixem els seus avantatges i estem desitjant aplicar-los. Comencem per les Finances i la Comptabilitat, en majúscules. Sí, el més rendible és fer servir la Intel·ligència de Negoci per a alliberar temps, i dedicar-nos als aspectes de l'empresa que requereixen Intel·ligència Emocional.