És divendres, i la Maria, responsable de l'àrea Comercial, en Pere, director Financer, i la Sandra, gerent de la seva pròpia empresa, es preparen per la reunió més important de la setmana. És el dia que tots tres aprofiten per fer balanç amb els seus equips de treball. Es tracta de veure com ha anat la setmana, quines accions s'han fet, quins resultats s'han assolit i planificar les properes accions. El primer que els cal és la informació necessària.

A la Maria li cal una visió de vendes per a Comercial: l'estat dels clients més importants, les famílies de productes, amb comparatives i/o desviacions respecte al pressupost actual i el del període dels 2 anys anteriors, les alertes de baixades de vendes, i fer un resum per a cada comercial i un de global per a gerència.

Cal decidir quina informació és rellevant per a cada persona de l’organització 

En Pere prepara un informe de tresoreria a 2-3 setmanes, calcula uns ratis bàsics en base a dades comptables, actualitza el pressupost d'ingressos i despeses i, de forma manual, prepara un informe per a la gerència amb totes aquestes dades en un sol full a modus de resum.

La Sandra demana a les diferents persones de l'empresa (comptable, director comercial, responsable de compres) la informació que necessita per a preparar en un full de càlcul un resum global de l'evolució global de l'empresa.

Els tres pateixen una sèrie d'elements comuns: sensació de manca de temps per a preparar tot plegat a temps, totes les dades que necessiten estan disperses i han de recopilar-les, el "copy & paste" és habitual per a consolidar el necessari, alguna informació no està disponible, algun col·laborador no ha tingut temps per a preparar el seu respectiu resum setmanal... i, finalment, tot va a parar amb un Excel que cada vegada és més complicat de treballar.

Les eines tecnològiques s'han d'orientar a respondre les preguntes de negoci

I un parell d'elements de vital importància: hem de preparar-lo perquè sigui comprensible per a tothom, i hem de fer-lo arribar a temps a cada persona. Els divendres acaben sent per a les persones de l'inici d'aquest article un autèntic maldecap. Algú de vostès s'identifica amb alguna de les situacions anteriors? Com és possible que es donin aquestes situacions si hem invertit en un nou sistema de gestió, hem fet informes personalitzats, i tothom està format per a treballar amb Excel avançat i taules dinàmiques?

Una possible solució per millorar aquesta situació, molt comú a les organitzacions, és començant a diferenciar que una cosa són les eines tecnològiques i una altra són els aspectes del negoci. Hem de definir quina informació és la més important per a cada persona de l'organització, i posar-la en comú amb la resta dels implicats. Potser comprovarem que hi ha informació que poden necessitar vàries persones. El pressupost de vendes comparat amb les vendes fins avui és una anàlisis que ha de consultar gerència, el responsable de vendes i cada comercial de forma individual. Existeix una solució per tot aquesta complexa situació? Sí, la Intel·ligència de Negoci està concretament adreçada a resoldre aquests tipus de situacions. Eines tecnològiques ben aplicades i orientades a les preguntes de negoci.