Hi ha un forat negre, present en totes les organitzacions, enorme i creixent que té el mateix efecte que una aigüera en la nostra productivitat: les reunions. No hi ha res comparable a l'efecte devastador que provoquen les múltiples i variades reunions que fem cada dia. Tots hem assistit, i segurament provocat, reunions avorrides, sense preparació, eternes, sense un guió clar i que deixen una desagradable sensació de pèrdua de temps. Temps preciós que avui necessitem més que mai per poder treure el màxim dels nostres recursos. Les males reunions no només suposen frenar els avenços en una organització, sinó que a més acaben tenint una repercussió molt negativa en l'equip de treball.
No farem aquí una relació dels errors més habituals de les reunions perquè qui més qui menys ja se'ls sap. I aquest és precisament un dels mals, que tothom sap quin és el problema però ningú té la solució màgica. Perquè, admetem-ho d'entrada, les reunions són necessàries, convenients fins i tot. Això sí, no fetes de qualsevol manera. Tots intuïm que són necessàries, que necessitem que la comunicació flueixi també cara a cara. I a la vegada sabem que les reunions no són una solució per tot. Quan els procediments, la metodologia de treball o l'organigrama no estan prou ben definits es tendeix a provocar una sobrecàrrega de reunions que esdevé insostenible. Pensem només en el cost d'oportunitat que representa una reunió.
Només cal fer un petit càlcul: agafem el cost salarial de cadascú que està present a la reunió, ho dividim per les hores anuals de treball (al voltant de 1800) i multipliquem pel temps de duració de la reunió expressat en hores. Això, sense comptar costos de desplaçaments o lloguers d'espais, que ja sabem que les vídeo trucades s'ho han carregat prou tot plegat. Bé, aquí van 10 mesures que es poden prendre per fer millors reunions, més efectives i més curtes. Som-hi.
Primera idea, les bones reunions no són assemblees. Són acotades en el temps i en els temes a tractar. No improvisem amb els continguts, han d'estar prèviament dissenyats i coneguts per tots els participants. Entrar en una reunió sense un guió previ és temerari.
Segona idea. Està bé tindre una reunió d'equip setmanal, entre una i dues hores és un temps més que suficient per compartir l'estatus de la feina, que és del que es tracta. No fer-ho porta a que l'equip se senti desconnectat del sentit de la seva feina i que es formin capelletes.
Tercera idea. Aplacem els temes no urgents per a les reunions, no deixem que les interrupcions governin el dia a dia. Tant senzill com tindre una nota oberta de temes a resoldre. En això tots hem de fer un exercici de contenció, perquè és més fàcil enviar un missatge que aturar-nos a pensar si podem esperar a la propera trobada.
Quarta idea. Estricta puntualitat. Si es queda a una hora, es comença a aquella hora. El contrari és donar un missatge molt tòxic als puntuals, però també als impuntuals. Algunes organitzacions tenen una capsa on el qui arriba tard hi deposita un import simbòlic (5€?).
Cinquena idea. La primera hora és clau per a resoldre temes importants, durs, difícils, que signifiquin un repte. Òbviament, això no inclou fer reunions. I si les circumstàncies obliguen (per exemple, per repartir càrregues de feina, anem al gra, sense divagar). Per cert, mirar el mail tampoc és un repte i tampoc ho hauríem de fer a primera hora.
Sisena idea. Fem reunions exprés. Les reunions exprés són sobrevingudes, fetes per matar temes que poden ser urgents o crítics i necessiten resposta. Però a la vegada no són interrupcions, no han de ser-ho. Són trobades de pocs minuts en les que s'intercanvia informació i es prenen decisions, no són per pensar junts.
Setena idea. Algú ha de liderar la reunió i algú n'ha de prendre nota dels acords. Senzill, però efectiu. Simplement passar una nota just a l'acabar al reunió amb els compromisos adquirits. Compromisos que sempre aniran acompanyats de data d'acompliment, si no, només són bons desitjos.
Vuitena idea. Si en una reunió apareix un tema gros, que provoca coll de botella en algun procediment, descoordinació o retards el que fem és aparcar-lo per ser tractar a banda. Possiblement no afecta a tothom qui està a la reunió i hem de procurar no malbaratar el temps d'absolutament ningú.
Novena idea. Fem reunions creatives, específicament dissenyades per trobar nous camins, per innovar i poder afrontar nous projectes. Però no confonguem el llegir amb l'escriure, són un format en sí mateix i requereixen d'una preparació molt específica.
Desena idea. A les reunions busquem el diàleg, però no la confrontació. Es tracta d'intercanviar informació, veure l'estatus dels projectes i prendre decisions, no d'organitzar debats. I ja que hi som, per facilitar l'atenció i que la gent no es distregui, preparem una zona a l'entrada i que tothom hi deixi els mòbils.
Són 10 idees, gairebé segur que alguna pot ser d'utilitat a la teva organització. I si ho és, calcula els minuts i hores anuals que pots guanyar simplement fent reunions millors. Donem-nos entre tots millors entorns per treballar. Que mai més sortim d'una reunió pensant que hem perdut el temps. Que mai més ens entri l'ansietat que dona recordar el que t'està esperant a la teva taula.