Em segueix sorprenent cada dia el que es fa a les empreses. Potser perquè soc autònom (en llenguatge de consultor es diu freelance) m'ho miro amb una perspectiva diferent. Serà això, però els mals hàbits que es comuniquen a la gent des que entren per la porta són per fer-nos-ho mirar.

Contractem, busquem gent creativa, capaç, resilient. Que sàpiguen conviure amb l'ansietat que va a la motxilla del canvi. Que puguin pensar el futur, que tinguin prou cintura com per aprendre noves tecnologies cada tres minuts.

I llavors els posem en una cadira 8 hores al dia. Els fem especialistes en moure tasques d'un estat a un altre. D'un departament a un altre. Els fem gestionar fulls de càlcul interminables, plens de taules dinàmiques, gràfics llampants i amb tot de dades sincronitzades que gairebé ningú sap interpretar.

Però sobretot cometem dos errors que de tant a la vista que estan ja gairebé no els veiem, formen part d'un paisatge que tots hem acabat acceptant. Resignats, com si no hi hagués més remei o com si no existissin alternatives. Gairebé ningú s'atreveix a dir-ho en veu alta però la forma com treballem avui és molt pitjor de com ho era fa uns anys. I, sobretot, ho és per dos temes que són un autèntic càncer per a les organitzacions. M'estic referint, com no, a les dues grans estrelles del rànquing dels lladres del temps: les reunions i els missatges.

I si no em creieu us plantejo un repte, a veure qui és capaç de completar-lo. Aquí va. Trieu un dia de la vostra agenda, el que sigui. El dia només tindrà tres regles, les següents:

La primera, està absolutament prohibit fer cap tipus de reunió. Insisteixo, cap tipus. Ni presencial, ni molt menys en línia o per telèfon. Res de reunions. Zero.

La segona regla. Només podràs mirar els teus missatges tres vegades durant la jornada, i mai a primera hora.

La tercera i fonamental. No et pots saltar les dues regles anteriors a no ser que hi hagi un terrabastall a la teva vida personal o que l'empresa estigui en risc. Si no és aquest el cas, sempre i en tota circumstància aplicaràs les dues primeres regles.

Com que ja pentino canes soc plenament conscient de que gairebé ningú completarà el repte. Perquè amics, i aquí ve el més sagnant, tots sabem el resultat. Vas a qualsevol bar i la barra és plena de polítics i entrenadors de futbol. La teoria la sabem tots, lo fotut és portar-la a la pràctica.

Un dia sense reunions, sense notificacions i amb poca exposició als missatges és un dia d'alta productivitat. És un fet. Tu ho saps, jo ho sé, tots ho sabem i ningú hi fa res per millorar-ho.

Si parles amb la gent, fins i tot directius, et diran sense embuts que a moltes reunions s'emporten l'ordinador perquè ser allí no els aporta res i així "aprofiten el temps".

Si preguntes a qualsevol que treballi des de casa ni que sigui uns dies a la setmana la majoria et dirà que es treballa sense tantes interrupcions i que s'avança més que a l'oficina.

I què fem amb els nostres equips? Posar-los en una cadena interminable de reunions, moltes d'elles autèntiques assemblees sense preparació ni guió. Saltant de Teams en Teams sense descans, com més ocupació millor. Com més activitat, millor.

Algunes reunions a més acostumen a ser un símptoma de mala coordinació. Com aquell pacient que té la pell groga i el doctor House li veu Lupus de lluny. Doncs això. Sabeu fer reunions de coordinació de projectes? Sabeu fer reunions exprés? Prepareu les reunions abans? Hi aneu amb les idees clares o heu de dedicar temps a pensar junts? Hi ha una ordre del dia i la respecteu? Necessiteu reunir-vos simplement per a que el responsable sàpiga què esteu fent i en quin punt estan els projectes?

Però hi ha un segon problema de dimensions gegantines, i són els missatges que arriben per terra, mar i aire. Compte, tots els projectes d'aquest món porten associada una capa de comunicació i informació imprescindible, no seré jo qui ho negui. Però d'aquí a la tempesta de missatges a la que estem exposats cada dia hi va una distància galàctica. Això i la immediatesa que abracem sense por, la idea de que has de llegir els missatges en quan s'envien. I això que jo sàpiga no està escrit enlloc. Perquè, pensa-hi un segon, què passa quan poses la teva atenció en el darrer que arriba? Efectivament, que les urgències manen a la teva agenda amb independència del seu nivell d'importància.

Fes una repassada ni que sigui per sobre. Quants correus electrònics vas rebre ahir? Si tens més d'una adreça, suma'ls. Quants whatsapps? Quants eren àudios? I ja no entro en terceres aplicacions ni en xarxes socials. Només amb aquests dos fronts ja en tindríem prou. El més probable, com li passa a la majoria, és que tinguis la sensació que ja no domines tu el joc, que simplement jugues el millor que pots.

És fruit directament de com ens organitzem, com s'empoderen els equips de treball i com es defineixen les interaccions entre les persones que els formen. Això i que estem utilitzant el whatsapp per sobre del que seria raonable. Però també ho és de la terrorífica manca de preparació sobre com preparar els missatges. No és aeronàutica, però té la seva petita ciència. Utilitzes regles o filtres? Algú t'ha explicat com escriure els assumptes per a que siguin tant clars com efectius? Saps com és l'estructura idònia per a un correu que va a un grup de persones?

Si arribats a aquest punt estàs pensant en donar algun pas, planteja't el dubte. Podries arribar a fer el repte que et plantejava? Un dia, el que tu vulguis, sense reunions ni gairebé missatges. I a veure què passa.